Suasana di ruangan itu terasa hangat. Puluhan orang duduk dengan takzim dalam susunan meja membentuk huruf U. Di satu bagian meja-meja lain berjejer rapi. Setiap meja diisi satu orang, total ada lebih dari 30 orang yang berada di ruangan itu. Mata mereka tertuju pada seorang perempuan berambut pendek yang berdiri di satu sisi ruangan itu. Di belakangnya dua layar besar menayangkan isi presentasi dari PowerPoint.

Perempuan berambut pendek itu bernama Feby Siahaan, seorang trainer komunikasi yang memang sudah malang melintang di berbagai pelatihan komunikasi. Feby mantan wartawan, penulis buku yang cukup aktif, dan juga seorang akademisi di bidang komunikasi. Rekam jejaknya cukup panjang kalau berbicara bidang komunikasi.

Hari itu dia membawakan materi Komunikasi Persuasif kepada peserta yang berasal dari Sekretariat Bersama (Sekber) PROSPPEK Otsus Papua Barat. Para peserta datang dari wakil Sekber Provinsi dan Sekber lima kabupaten di Papua Barat. Ada yang dari Kabupaten Sorong, Manokwari Selatan, Kaimana, Fakfak, dan Raja Ampat. Mereka berkumpul di Makassar mengikuti kegiatan yang digelar di tanggal 28-30 Oktober 2021.

Komunikasi Bukan Hanya Berbicara
“Banyak orang yang mengira kalau berbicara itu sudah berarti berkomunikasi,” kata Feby Siahaan. “Tapi tidak seperti itu,” sambungnya. Menurut Feby, komunikasi adalah sebuah proses ketika satu orang berbicara dan orang lain memberikan respon atau imbal balik.
“Kalau cuma berbicara saja tapi tidak ada respon, itu sama saja seperti berbicara sama spidol, monolog. Bukan komunikasi,” pungkasnya.

Ucapan Feby itu sekaligus menyadarkan peserta bahwa mungkin saja selama ini mereka telah salah dalam mendeskripsikan komunikasi yang mereka lakukan, termasuk ketika mengkomunikasikan sebuah program. Mereka mungkin sudah merasa sudah cukup panjang lebar menjelaskan tentang program yang mereka lakukan. Tapi, mereka tidak sadar kalau semua itu belum tentu membuat orang lain paham, apalagi merasa tergerak untuk membantu menyukseskan program tersebut.

Kemampuan untuk membuat target komunikasi atau komunikan paham akan tujuan dari sebuah pesan itulah yang coba diberikan kepada para peserta pelatihan. Mereka, anggota Sekber PROSPPEK Otsus ini diharapkan bisa mendapatkan tambahan pengetahuan atau skill terkait komunikasi. Mereka bisa merumuskan tujuan yang akan dicapai sebelum melakukan proses komunikasi, menentukan target, merumuskan pesan, dan tentu saja menentukan metode yang tepat dalam mengkomunikasikan pesan tersebut.

Menurut Feby Siahaan, sering kali sebuah pesan tidak bisa tersampaikan dengan baik justru karena pembawa pesan gagal merumuskan pesan penting yang ingin mereka sampaikan. Kalau merumuskan pesan penting saja gagal, bagaimana membuat orang lain mengerti?

Itu baru pada tahap membuat orang mengerti atau paham, belum pada tahap mempersuasi atau membuat orang mau melakukan apa yang kita inginkan. Kemampuan melakukan persuasi ini butuh skill dan tentu saja latihan terus menerus. Namun, memiliki kemampuan persuasif atau membuat orang mau melakukan apa yang kita inginkan adalah sebuah level yang tinggi dalam komunikasi. Ini juga yang menjadi bagian dari pelatihan komunikasi persuasif yang diadakan KOMPAK-BaKTI untuk anggota Sekber PROSPPEK-Otsus Papua Barat.

Bukan Hanya Teori
Pelatihan selama dua hari yang dipadukan dengan diskusi kelompok terfokus di hari ketiga ini dikemas dengan santai. Feby Siahaan memang terkenal sangat lentur dalam membawakan materi, tidak formil dan tidak membosankan.
Selain teori, para peserta juga sekaligus diajak untuk berdiskusi dan praktik. Pertama, mereka diajak mendiskusikan apa saja noise atau gangguan dalam komunikasi. Baik itu gangguan dari internal maupun eksternal. Mereka diharapkan bisa memetakan apa saja gangguan yang bisa menghalangi mereka ketika berkomunikasi dengan warga, memberikan pemahaman tentang program, dan sebagainya.

Memetakan noise ini memang penting, karena pesan yang dikomunikasikan bisa saja gagal sampai kepada penerima pesan karena pembawa pesan gagal memetakan gangguan komunikasi, dan gagal mengantisipasinya.

Lalu di hari kedua, peserta diajarkan cara berpresentasi di depan umum. Mulai dari merumuskan pesan utama, membuat pembukaan, teknik argumentasi, hingga penutupan. Peserta dibagi ke dalam beberapa kelompok dan setiap kelompok diberi tema yang harus dibawakan di depan umum. Tema-teman ini tidak jauh dari pentingnya administrasi kependudukan, pendidikan untuk anak, transparansi anggaran kampung, dan kesehatan.

Setiap kelompok berbagi tugas, siapa yang akan membuka, siapa yang membawakan pesan utama, dan siapa yang akan menutup. Intinya, mereka dilatih agar bisa melakukan presentasi di depan umum dengan baik.

Metode pelatihan yang santai dan tidak membosankan ini diakui oleh para peserta. “Baru kali ini saya ikut pelatihan dan sama sekali tidak bosan. Trainernya sangat menarik dan materinya benar-benar berguna,” kata Joice Magda Tuanakotta, wakil dari Dinas Pemberdayaan Masyarakat Kampung (DPMK) Kabupaten Fakfak.

Sementara itu, peserta yang lain Fencye Umarasaru dari Dinas Kominfo Provinsi Papua Barat mengaku senang sekali menjadi peserta pelatihan tersebut. Menurutnya, semua materi yang didapatkan dari pelatihan tersebut sangat berguna untuk diaplikasikan di pekerjaannya sehari-hari.

Pelatihan yang ditutup oleh team leader Tim Komunikasi KOMPAK-BaKTI, Caroline Tupamahu ini memang membawa perspektif baru kepada para peserta. Mereka baru sadar kalau selama ini apa yang mereka lakukan belum bisa dianggap sebagai komunikasi yang efektif, apalagi komunikasi persuasif.

Pelatihan Media Handling
Dua minggu sebelum pelatihan komunikasi persuasif di Makassar itu, tim KOMPAK-BaKTI sudah lebih dulu menggelar pelatihan lain di Manokwari. Judulnya Pelatihan Media Handling. Pelatihan ini juga dibuat untuk anggota Sekber PROSPPEK-Otsus Provinsi Papua Barat. Mereka datang dari perwakilan provinsi, Kabupaten Manokwari Selatan, Kabupaten Sorong, dan Kabupaten Kaimana. Latar belakang peserta ada yang dari Dinas Kominfo, Biro humas, protokoler, dan administrasi pimpinan.

Materi utama dalam pelatihan ini dibawakan oleh Zulkarnain Hamson, S.Sos. M.Si, seorang jurnalis dan praktisi media yang sekaligus juga wakil rektor IV Universitas Indonesia Timur, Makassar. Dalam materinya, Zulkarnain Hamson akan memberikan perspektif kepada peserta bagaimana membuat rilis pers yang tepat, dan bagaimana merespon wawancara dari media serta tentu saja bagaimana menjalin komunikasi dengan media.

Media telah menjadi mitra strategis untuk program PROSPPEK Otsus. Semua informasi tentang pelaksanaan program, baik itu perencanaan maupun realisasi tentu menjadi sangat penting untuk disebarkan ke masyarakat lewat media. Karena itu, hubungan dengan media menjadi sangat penting. Membangun relasi dan kerja sama dengan media adalah salah satu bagian yang penting dalam pelaksanaan PROSPPEK Otsus.

Menjalin kerjasama dengan media tentu butuh skill khusus. Para pelaksana program, dituntut bisa memaparkan atau menjelaskan tentang program, mengangkat dan menceritakan fokus program atau perkembangan program, bahkan dapat menjawab pertanyaan yang dianggap tajam atau kritis. Di sisi lain, kemampuan menangani media tentu sangat berguna ketika beberapa isu kontroversial atau polemik muncul di permukaan. Tujuannya agar semua isu atau polemik tersebut bisa diredam dan tidak menjadi bola liar.

Kegiatan yang digelar di Hotel SwissBellIn Manokwari tanggal 14 Oktober 2021 ini bertujuan untuk meningkatkan kapasitas para peserta terkait membina hubungan dengan media. Mulai dari bagaimana menentukan informasi apa saja yang dapat diteruskan kepada media, bagaimana menangani wawancara dari media, serta membuat rilis media yang tepat.

Selain Zulkarnain Hamson, kegiatan yang dibuka oleh Asisten II Pemerintah Provinsi Papua Barat, Melkias Warinusa ini juga menghadirkan narasumber dari Sekber PROSPPEK Otsus Papua Barat, Legius Wanimbo. Legius Wanimbo yang sehari-harinya sebagai Kabid Perencanaan Otsus BAPPEDA Provinsi Papua Barat memberikan pengantar yang menjelaskan tentang program PROSPPEK Otsus yang sedang berjalan di Papua Barat.

Pelatihan media handling dan pelatihan komunikasi persuasif ini adalah upaya peningkatan kapasitas untuk Sekber PROSPPEK Otsus Provinsi Papua Barat di bidang komunikasi yang sekaligus juga merupakan dukungan tim KOMPAK-BaKTI. Dua kegiatan di atas adalah rangkaian dari beragam kegiatan komunikasi yang dilakukan oleh tim KOMPAK-BaKTI di Papua Barat.