Pada September-Oktober 2023 Yayasan BaKTI melaksanakan Sinergi Monitoring Evaluasi Program dan Keuangan BaKTI (SINAKTI) di enam wilayah yang merupakan wilayah kerja Program INKLUSI-BaKTI. SINAKTI dilakukan untuk Program INKLUSI-BaKTI dan mitra BaKTI pelaksana Program INKLUSI, yaitu Rumpun Perempuan Sultra (RPS) di Kota Kendari, Rumah Generasi di Kota Ambon, Yayasan Eran Sambure Mayang (YESMa) di Kabupaten Tana Toraja, LRC di Kabupaten Lombok Timur, Ume Daya Nusantara (UDN) di Kabupaten Kupang, dan Yayasan Lembaga Pengkajian Pengembangan Ekonomi Masyarakat (YLP2M) di Kota Parepare. Tahun 2024 SINAKTI juga direncanakan dilakukan di Kabupaten Maros, yang merupakan wilayah Program INKLUSI-BaKTI yang ditangani langsung oleh tim yang dibentuk untuk Maros.

SINAKTI bertujuan untuk: (1) melakukan review dan audit terhadap laporan keuangan Program INKLUSI pada periode program tahun 2022; (2) melakukan penilaian dan konfirmasi terhadap progres laporan kegiatan yang telah dibuat; (3) membantu pengurus dan anggota/staf mitra meningkatkan kinerja pelaksanaan dan pelaporan program kemitraan; (4) mereview perkembangan tata kelola organisasi mitra; serta (4) memberikan rekomendasi perbaikan pada pelaksanaan program maupun organisasi mitra.

Sebagai bentuk ‘audit’ dan ‘evaluasi’ pada program dan keuangan yang dilakukan secara partisipatif, pelaksanaan SINAKTI melibatkan lembaga mitra pelaksana Program INKLUSI-BaKTI, stakeholders, dan penerima manfaat serta tim BaKTI yang secara khusus menangani keuangan dan program.

Kertas Kerja
Pelaksanaan SINAKTI dilakukan dengan pengisian kertas kerja, presentasi kertas kerja, diskusi, wawancara, dan pengecekan vendor. Kertas Kerja adalah kertas yang berisi pertanyaan-pertanyaan yang dijawab secara tertulis oleh peserta, kemudian dipresentasikan, didiskusikan, atau dikonfirmasi untuk memastikan bahwa jawaban yang diberikan sesuai dengan kegiatan yang telah dilaksanakan dan melibatkan mereka.

Kertas Kerja untuk stakeholders dan penerima manfaat berisikan daftar pertanyaan mengenai pengetahuan mereka tentang Program INKLUSI, peran mereka dalam pelaksanaan kegiatan (sebagai peserta/fasilitator/narasumber/panitia, dan lainnya), benefit yang diperoleh (transportasi, konsumsi, honor, dan lain-lain) dan nilainya ketika mengikuti kegiatan, hingga catatan dan komentar terhadap kegiatan-kegiatan yang dilakukan.

Pengisian Kertas Kerja dilakukan perorangan—jika peserta kesulitan akan dibantu oleh tim—untuk mencapture pengetahuan tiap orang terhadap Program INKLUSI, keterlibatan individu di dalam kegiatan, pandangan tiap-tiap orang mengenai kegiatan, penilaian terhadap kegiatan-kegiatan yang dianggap menarik dan penting, pandangannya terhadap program, dan usulan-usulan untuk perbaikan program.

Kertas Kerja yang telah diisi dipresentasikan/dibacakan, kemudian diklarifikasi oleh peserta yang lain untuk memastikan data dan informasi yang disampaikan valid. Diskusi ini juga sekaligus untuk menelusuri dampak dari kegiatan program.  

Dengan menggunakan metode tersebut, pelaksanaan SINAKTI diharapkan dapat memperoleh data dan informasi langsung dari mitra pelaksana Program INKLUSI, stakeholders, penerima manfaat, dan vendor, yang terlibat langsung maupun tidak langsung dalam Program INKLUSI.

Data dan informasi akan yang diperoleh dalam pertemuan dengan stakeholders dikonfirmasi kembali dengan mitra, untuk memastikan informasi yang disampaikan sesuai dengan kejadian. Jika terjadi kesenjangan atau perbedaan informasi yang disampaikan stakeholders dan laporan yang dikirimkan mitra, akan ditelusuri di mana letak kesenjangan tersebut, termasuk akan dilakukan kunjungan lapangan untuk mendapatkan data dan informasi langsung.

Pertemuan dengan Kelompok Konstituen
Pertemuan dengan Kelompok Konstituen merupakan kegiatan yang menarik dan penuh keseruan. Ada peserta mengintip kertas kerja peserta lainnya dan menyebut tulisan yang jelek sehingga menimbulkan gelak tawa. Dalam pengisian kertas kerja, beberapa peserta harus dibantu karena sudah lanjut usia (lansia). Pada saat presentasi kertas kerja, di antara peserta berdebat mengenai siapa yang menjadi narasumber, fasilitator, pantia, dan notulen. Ada peserta juga tidak dapat membedakan orang-orang yang berperan di dalam suatu kegiatan. Narasumber disebut fasilitator atau sebaliknya, panitia dianggap notulen atau sebaliknya. Ada peserta yang menyebut nama tertentu sebagai panitia dan notulen, namun disanggah peserta lain, dan menyebut staf lembaga mitra sebagai panitia dan sebagainya.

Seperti di Kendari, saat presentasi kertas kerja dan tanya jawab, salah satu pengurus Kelompok Konstituen menceritakan, selama ini mereka telah aktif mendampingi Penyandang Disabilitas untuk mengurus administrasi kependudukan dan dimasukkan ke dalam data DTKS (Data Terpadu Kesejahteraan Sosial). Kelompok Konstituen juga mendampingi dan menangani perempuan korban kekerasan. Namun, tidak ada pemberitahuan atau petunjuk, kalau pengurus Kelompok Konstituen atau pendamping yang mengalami kekerasan atau menjadi korban, siapa yang akan mendampingi atau menanganinya.    

Cerita berbeda juga terjadi di di Tana Toraja, Susanti, Pengurus Kelompok Konstituen Ramos, Kelurahan Rante mengemukakan, Kelompok Konstituen menerima pengaduan, itu tidak semuanya bisa ditangani atau diselesaikan di Kelompok Konstituen, apalagi kalau harus dihubungkan dengan pelayanan di kabupaten, jadi Kelompok Konstituen meneruskan ke pendamping YESMa.    

Ketika ditanyakan, mengapa mereka mau menjadi pengurus Kelompok Konstituen dan mendampingi orang-orang yang membutuhkan bantuan atau orang-orang yang mempunyai masalah. Ada peserta yang menyatakan, menjadi Kelompok Konstituen membantunya untuk meningkatkan kapasitas seperti berbicara di depan umum dan tahu hak-hak warga yang harus diperjuangkan. Peserta yang lain menyatakan, membantu orang lain apalagi dalam masalah itu sudah menjadi kewajiban sebagai manusia untuk saling membantu.

Tata Kelola Organisasi
Selain program, faktor penting lain yang menjadi perhatian dalam Pelaksanaan SINAKTI adalah Tata Kelola Organisasi mitra. Kertas Kerja Tata Kelola memuat manajemen organisasi, personil, pelaporan keuangan, dan manajemen asset. Kertas kerja ini diharapkan mendapatkan data dan informasi mengenai tata kelola organisasi selama ini, kemudian dianalisis untuk memberikan rekomendasi sesuai dengan kebutuhan lembaga.

Pengisian dan Diskusi mengenai Kertas Kerja Tata Kelola bukan untuk mengintervensi kelembagaan mitra BaKTI dalam Program INKLUSI. Tapi kertas kerja ini diharapkan dapat memperkuat dan memperbaiki organisasi mitra. Misalnya, apakah organisasi telah memiliki semua dokumen kelembagaan? Apakah dokumen kelembagaan tersebut divalidasi dan diimplementasikan? Apakah lembaga mempunyai kebijakan mengenai pencegahan kekerasan seksual, perlindungan anak, dan pencegahan fraud? Apakah lembaga mempunyai pelaporan keuangan lembaga yang terpisah dengan pelaporan keuangan program? Bagaimana pencatatan dan pengelolaan aset lembaga?.
*****
SINAKTI direncanakan dilakukan setiap tahun sebagai bagian dari Program INKLUSI. Dengan memadukan audit program dan keuangan yang dilaksanakan secara partisipatif, SINAKTI diharapkan memperkuat pencapaian program dan pelaporan keuangan Program INKLUSI. Di samping itu, dapat meningkatkan kapasitas lembaga mitra, baik dalam pengelolaan program maupun kelembagaannya.[]