Pendokumentasian capaian memiliki peran yang sangat penting dalam berbagai aspek kehidupan, baik dalam konteks pribadi, professional, maupun organisasi. Dokumentasi capaian juga sangat berguna dalam menyusun laporan atau presentasi, baik untuk keperluan internal maupun eksternal, termasuk membantu menyampaikan hasil dengan cara yang terorganisir dan mudah dipahami.
Selain itu, pendokumentasian yang baik menghindarkan informasi penting atau pencapaian dari keterlupaan atau menghilang seiring waktu. Terlebih jika kita bekerja dalam program atau proyek jangka panjang atau memiliki banyak capaian yang tersebar dalam periode waktu tertentu. Pendokumentasian capian, secara keseluruhan tidak hanya merekam sejarah, tetapi juga untuk pengembangan berkelanjutan dan perencanaan di masa depan.
Dalam Program INKLUSI, BaKTI bekerja di tujuh kabupaten/kota pada lima provinsi. Pada enam kabupaten/kota, BaKTI bekerja sama dengan mitra daerah atau mitra lokal, yaitu Yayasan Lembaga Pengkajian Pengembangan Ekonomi dan Masyarakat (YLP2EM) di Kota Parepare, Yayasan Eran Sangbure Mayang (YESMa) di Kabupaten Tana Toraja, Rumah Generasi di Kota Ambon, Rumpun Perempuan Sulawesi Tenggara (RPS) di Kota Kendari, Yayasan Ume Daya Nusantara (UDN) di Kabupaten Kupang, dan Lombok Research Center (LRC) untuk kabupaten Lombok Timur. Sedangkan untuk wilayah Kabupaten Maros ditangani langsung oleh BaKTI dengan membentuk tim INKLUSI untuk wilayah Maros.
Dalam pelaksanaan Program INKLUSI-BaKTI, mitra lokal telah membangun kemitraan dengan empat stakeholder kunci untuk memastikan efisiensi dalam pelaksanaan kegiatan, namun tetap menjaga kualitas dari keseluruhan proses untuk pencapaian tujuan. Keempat stakeholder tersebut adalah eksekutif (OPD terkait), legislatif (DPRD), masyarakat melalui kelompok, dan jurnalis atau media.
Program INKLUSI-BaKTI mengharapkan proses implementasi program dapat terdokumentasi dengan baik. Karena itu, dalam mendokumentasikan seluruh persiapan, proses, dampak, dan capaian dalam implementasi program membutuhkan ketelitian dan keteraturan, agar setiap aspek dapat tercatatkan dengan jelas dan terstruktur. Maka dari itu, dibutuhkan sistem yang dapat mencakup segala aspek dalam monitoring dan evaluasi program.
Menanggapi kebutuhan tersebut, Monitoring and Evaluation Officer Program INKLUSI-BaKTI, Zuriah Auliah Abdullah merancang formulir online melalui kobotoolbox dalam mendokumentasikan laporan kegiatan dan laporan bulanan. Sistem pelaporan ini dinamai SENARAI (Sistem Pelaporan Naratif Inklusif BaKTI) oleh M. Ghufran H. Kordi K, Program and Publication Officer Program INKLUSI-BaKTI. Dalam laporan tersebut telah dilengkapi seluruh unsur-unsur dalam pelaksanaan kegiatan seperti, waktu dan lokasi kegiatan berlangsung, kontribusi kegiatan terhadap capaian End of Program Outcome (EOPO) dan Key Annual Achievements (KAA). Sistem ini juga memuat cerita perubahan yang minimal memuat 5W+1H (what, who, when, why, where, dan how) terkait kegiatan, jangkauan peserta kegiatan, keterlibatan kelompok rentan, dan foto kegiatan.
Laporan bulanan dalam SENARAI juga telah disesuaikan dengan format laporan kemajuan dari Sekretariat INKLUSI pada sistem pelaporan di Sekretariat INKLUSI yang disebut SOLIS, sehingga dapat memudahkan proses kompilasi laporan dari tiap mitra daerah. Dalam penggunaannya, SENARAI juga dapat digunakan dalam kondisi offline, dimana informasi kegiatan tetap akan terekam dalam sistem, dan akan terkirim jika telah terhubung dengan jaringan internet (online). Hal ini pun memudahkan mitra daerah untuk memasukkan laporan ketika melakukan kegiatan di desa walaupun belum terhubung jaringan internet atau jaringan tidak selalu stabil.
Selain menggunakan SENARAI, Monev INKLUSI-BaKTI juga menggunakan google sheet pada masing-masing mitra daerah untuk mendokumentasikan data pendukung dalam capaian program, seperti database penerima manfaat, tabulasi media monitoring, dan summary capaian kuantitatif program.
Dalam proses transisi pelaporan mitra daerah yang sebelumnya dilakukan secara manual dengan menggunakan Microsoft Word ke SENARAI membutuhkan penyesuaian dan pelatihan dalam penggunaannya. Maka dari itu, dilakukan kunjungan ke mitra daerah terkait sosialisasi SENARAI. Pada kunjungan tersebut dibahas cara pengisian, menyunting, dan mengunduh data yang kemudian dilakukan uji coba penggunaan SENARAI.
Pada proses itu juga mitra daerah banyak memberikan masukan terhadap sistem SENARAI terkait apa saja yang penting untuk didokumentasikan. Hal ini sangat membantu dalam perkembangan dan penggunaan SENARAI. Selain sosialisasi penggunaan SENARAI juga dilakukan pelatihan dalam penginputan database dalam google sheet. Dari pelatihan ini diharapkan agar mitra daerah dapat menginput data dengan konsisten, dan teratur sehingga memudahkan dalam tabulasi data. Google sheet ini juga telah dilengkapi dengan summary capaian sehingga memudahkan sub mitra BaKTI untuk menelusuri atau melacak progress capaiannya.
Di tahun 2025, Monev INKLUSI-BaKTI lebih memaksimalkan penggunaan SENARAI dalam mendokumentasikan kemajuan program, yang sebelumnya digunakan untuk laporan kegiatan dan bulanan. Untuk itu akan ditambahkan beberapa fungsi lainnya seperti laporan pendampingan asisten program, media monitoring, dan Impact log. Laporan pendampingan asisten program, digunakan oleh asisten program yang secara rutin melakukan kunjungan ke desa.
Laporan ini digunakan untuk mendokumentasikan informasi-informasi yang didapatkan dari hasil kunjungan tersebut seperti waktu dan lokasi kunjungan, tujuan kunjungan, dan informasi dari beberapa hal yang secara rutin dimonitoring seperti regulasi desa dan implementasinya; pencatatan kasus kekerasan terhadap perempuan dan anak (KtP/KtA) dan perlindungan sosial; pendampingan unit usaha dan manfaat ekonomi terhadap individu yang terlibat dalam kelompok usaha; keaktifan Layanan Berbasis Komunitas (LBK) dalam pendampingan kasus; keaktifan kelompok konstituen (KK)/Kelompok kerja (Pokja)/Komite Pemerhati Desa (KPD); pelibatan kelompok rentan dalam kegiatan politik di desa; pemenuhan kriteria desa inklusif; dan sebagainya. Laporan tersebut akan diisi sesuai dengan tujuan kunjungannya.
Selain itu juga ada Media monitoring yang dapat diisi oleh mitra daerah dalam mendokumentasikan link artikel atau berita yang berkaitan dengan isu Gender Equality Disability and Social Inclusion (GEDSI). Terdapat pula Impact log atau cerita perubahan, yang diisi oleh mitra daerah untuk mendokumentasikan cerita-cerita perubahan. Format impact log ini telah disesuaikan dengan impact log yang ada pada sistem SOLIS.
Dokumentasi yang baik akan memudahkan evaluasi, identifikasi perbaikan, serta memberikan gambaran yang jelas mengenai keberhasilan atau tantangan yang dihadapi selama pelaksanaan program. Saat ini SENARAI telah digunakan secara efektif oleh sub mitra daerah BaKTI, dalam mendokumentasikan kemajuan program. Mitra daerah juga secara efektif menggunakan google sheet dalam mendata kasus kekerasan terhadap perempuan dan anak, perlindungan sosial, dan update database pendukung lainnya.
Pelaporan di SENARAI selain dimaksudkan untuk mendukung pelaporan Program INKLUSI-BaKTI secara baik, juga memudahkan pendokumentasian capaian, cerita perubahan, pembelajaran, pengalaman, dan tantangan sebagai bagian dari produksi pengetahuan, yang merupakan platform Yayasan BaKTI.
Info Lebih Lanjut:
Zuriah Auliah Abdullah adalah Monitoring dan Evaluasi Officer, Program INKLUSI-BaKTI.
Untuk mendapatkan informasi lebih lanjut mengenai Program INKLUSI, Anda dapat menghubungi info@bakti.or.id